業務効率化に効果的な5つのアイデアとは？メリットや手順について解説！

最終更新日：2024-05-30

働き方改革やコロナ禍の外出自粛に伴って、業務の効率化を見直している企業も多いのではないでしょうか。

無駄な業務やコストを削減して、利益の拡大と生産性を向上させていきたいと考えるのは、経営者であれば当然のことです。

しかし、実際にどのようなことに取り組めば良いのか悩んでいる方も多いはず。

業務効率化が実現できれば、企業としてだけでなく、社員にとっても大きなメリットとなります。

そこで本記事では、業務効率化とは具体的にどのようなことなのか、メリットやアイデアについて詳しく解説していきます。

業務効率化を行う4つのメリットとは？

企業が業務効率化を実現させることで得られるメリットは、大きく分けて4つです。

• コストの削減
• 利益の向上
• 従業員への負担が軽減
• 新たな事業に取り組むことができる

順番に確認していきましょう。

コストの削減

業務効率化を行うメリットの1つ目は、コストの削減につながることです。無駄な作業を省くことになるため、それまでかかっていた「人員」「光熱費」などの経費削減となります。もちろん、その作業に割いていた「時間」の削減にもなるため、残業代を減らすことにもつながるでしょう。

利益の向上

業務効率化を行うメリットの2つ目は、利益の向上です。あらゆる「ムダ」を省くことによって、生産性が上がるため、利益の拡大へとつながります。

企業にとって重要な業務を重点的に行うこととなるため、利益の増加が見込めることとなるのです。

従業員への負担が軽減

無駄な作業を排除し、効率的に仕事ができることによって、従業員の負担が大幅に軽減されることになります。

業務効率化により、長時間労働や休日出勤から解放され、以前よりも働きやすい環境が整うことが社員にとって大きなメリットとなるのです。

モチベーションアップや満足度の向上につながるため、離職率の低下にも影響を及ぼすでしょう。

新たな事業に取り組むことができる

会社が成長・発展をするためには売り上げを伸ばすだけでなく「新規事業に取り組む」企業も多くなります。

業務効率化によってコストや時間を削減できれば、検討していた新たな事業に注力することが可能です。

もちろん、これまで取り組んできた事業を拡大する時間に充てることもできます。余分なコストを削減できたことで、設備の新調や新システムの導入など、選択肢が広がるのです。

業務効率化を行うための手順

業務効率化を図るためには、しっかりと事前準備を行う必要があります。

• 業務内容の現状を把握
• 問題点と課題を洗い出し、優先順位を決める
• スケジュールを作成
• 改善策を実施する

ひとつずつ解説していきます。

業務内容の現状を把握

手順の1つ目は、現在の業務内容について可視化することがポイントです。

全ての業務をリスト化し、それぞれ誰が担当しているのかについて把握します。

そして、ひとつずつ「本当にこれだけの人員が必要な作業なのか」「そもそも、この業務を行う必要性はあるのだろうか」といった細かい内容までチェックしていくのです。

整理するのに時間がかかりますが、業務効率化を目指すためには重要なステップとなります。

すべての作業を確認してみると、重複しているものがあったり必要性の感じられない業務がはっきりと見えてくるでしょう。

問題点と課題を洗い出し、優先順位を決める

業務内容の現状を把握し、問題点や課題について洗い出しを行います。

全てを改善していきたいのはもちろんですが、人員やコスト面を考慮しても難しくなるでしょう。

まずは、優先順位を決定すること。工数が多すぎる業務や従業員のミスが目立つ作業・コストがかかり過ぎているシステムなどが浮き彫りとなります。

この時「取り組みやすいものから」「費用の少ないものから」といった安易な考えではなく、目指すべき企業の未来をイメージし、最も近づく可能性が高い箇所からスタートするのも一つの方法です。

もちろん、業務効率化に大きく影響を与えるものや、すぐに実行できる「工数を省くもの」を優先しても良いかもしれません。

それぞれの企業によって、問題点や課題が異なりますので、柔軟に対応するようにしましょう。

スケジュールの作成

優先順位を決定した後は、スケジュールの作成です。

具体的なスタート日を決定し、その日程までに必要となる下準備に取り掛かります。新体制で業務を始める日から逆算し、それに合わせて事前準備を行いましょう。

例えば、作業の手順を入れ替えるだけでも、大幅に時間が短縮できる場合もあります。スケジュール作成の際には、改善後の効果についても予想しながら、適切なスケジュールを作りましょう。

改善策を実施する

いよいよ、スケジュールに沿って改善策を実施していきます。

ただ実施するのではなく「どの程度、時間を短縮できたのか」「コストを抑えることに成功しているのか」など、随時確認する作業も大切です。

改善策をスタートしても、すぐに効果が発揮できない業務もありますので、その都度修正しながら進めていくようにしましょう。

業務効率化に効果的なアイデア5選

ここからは、業務効率化のアイデアを厳選して5つ紹介していきます。

すぐに見直せるものから、検討し導入するシステムなどさまざまです。

それぞれ、自社に合ったものから取り入れてみると良いでしょう。

• 担当の変更を行う
• テレワークの導入
• 自動化を取り入れる
• データベースを活用する
• ナレッジの共有

それぞれ解説していきます。

担当の変更

業務の担当を変更することによって、時間の削減や売り上げの増加につながるケースも多く見られます。

一人ひとり得意分野と苦手分野があり、まだ担当替えを行っていない場合には、各々が実力を発揮できていない可能性が高くなるのです。

担当を変えてみると、スムーズに業務が遂行できたり、売り上げアップにつながることも。

また、社員だけにこだわらず、アウトソーシングの利用を検討してみるのもおすすめです。必要な期間だけ、必要となる人材を確保できるだけでなく、人件費の削減にも大きな影響を与えます。

一度試してみなければ、適性がわからない業務もありますので、柔軟な対応をするのが良いでしょう。

テレワークの導入

業務効率化に効果的なアイデアの2つ目は、テレワークの導入です。

在宅勤務やテレワークが増えてきた現代ですが、今もなお「出社」にこだわった企業が多いのも事実。

しかし、テレワークを導入することによって、業務が捗る場合も多くなっています。

例えば、今まで「通勤」に充てていた時間を、事前準備や資料作成などに使うことができるでしょう。

それだけでなく、小さな子どもが居て毎日出社することが厳しかったり、親の介護で留守にできない人もいます。そういった優秀な人材も「出社」の壁があることによって、離職せざるを得ないのが現実です。

また、テレワークが浸透すると、オフィス規模の縮小や光熱費の削減にも直結します。

IT環境が急速に発展した現代、業務効率化を図るためには、テレワークの導入は必須となるでしょう。

自動化を取り入れる

繰り返し行っている作業は、自動化することを検討しましょう。

大量のデータ入力や現地調査なども、全て自動化できる時代です。

また、繰り返し行う単純作業は、非常に量が多いことが特徴。ムダを省くためには、ボタンひとつで解決できる自動化を取り入れなければなりません。

例えば、Excelのマクロです。自動化処理の基本とも言えるツールですが、導入していない企業があるのも事実です。

これまで何時間も費やしていた業務も、ワンクリックで完了します。

データベースの活用

データベースの活用も、業務効率化を成功させる上で欠かせないポイントのひとつです。

個々の会社には、数多くの「顧客情報」などが集積されています。データベースを活用すれば、いつでも顧客情報を引き出せるだけでなく商品在庫の確認なども可能です。

データベースをしっかり管理・活用すると、顧客への対応がスムーズになり、業務効率化を図ることができます。

問い合わせの多い質問や、頻繁に寄せられる意見などの情報・その回答も管理されているため、効率的に対応できるようになるでしょう。

ナレッジの共有

ナレッジの共有は、スムーズな業務を進めていく上で非常に重要となります。

そもそも企業においての「ナレッジの共有」とは、業務に役立つ知識やノウハウ・これまでの主な事例などを、従業員全員が使えるようにすることです。

どんなに優れた会社でも、個人の経験やスキルに差があるのは当然。しかし、ナレッジを共有することで個々の能力向上につながり、企業全体のスキルアップになるのです。

一人ひとりの能力にムラがなくなることで、さまざまな業務に対応できるようになり、各々の自信にもつながっていくでしょう。

まとめ｜業務効率化のアイデアを取り入れて企業の成長を目指そう

本記事では、業務効率化を行うメリットや手順、効果的なアイデアについて詳しく解説してきました。

業務効率化を成功させることができれば時間やコストの削減だけでなく、利益の増加や新たな事業に取り組めるなどの、さまざまなメリットがあることがわかりましたね。

そのためには、現状や課題をしっかりと把握し、計画的に改善策を取り入れていくことがおすすめです。

業務効率化を図るためには、自社に合ったアイデアを選択し、無理のないスケジュールで進めていくようにしましょう。

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最後までお読みいただきありがとうございました。以上、参考になると幸いです。

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